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Las imágenes le dan una mejor vista y presentación a nuestros documentos, ya sea en Word, PowerPoint o hasta en Excel pero normalmente hace crecer considerablemente el tamaño del documento. Si lo que se quiere es enviarlo por correo electrónico es recomendable comprimir las imágenes para que el tamaño del archivo sea menor y no exceda las limitantes de tamaño de archivo de los servicios de correos.

Ya sea para enviarlo por correo, para subirlo a un sitio o simplemente para cargarlo en tu memoria USB es mejor llevar archivos más pequeños por diversos motivos y el comprimir las imágenes que tiene tu documento te ayudará en este aspecto.

Comprimir imágenes en PowerPoint o en Word es recomendable hacerlo una vez que el documento está listo para enviarse o imprimirse, esto debido a que cambia la definición de la imagen y una vez que se ha comprimido una imagen a un tamaño pequeño no se podrá volver a hacer crecer con una buena definición.

En Microsoft Office 2007 para lograr la compresión de las imágenes hay que realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar la imagen haciendo clic en ella
2. Ir a la pestaña “Formato” de “Herramientas de Imagen
Herramientas de imágen - Formato - Comprimir imágenes
3. Hacer clic sobre el botón comprimir imágenes
4. En el cuadro de dialogo configurar las opciones

Las opciones que puedes configurar son diversas, la primera será indicar si la compresión se realizará en todas las imágenes del documento o sólo en la seleccionada, si ya has terminado de editar el documento puedes dejar sin seleccionar la caja de “Aplicar sólo a las imágenes seleccionadas

5. Hacer clic en el botón “Opciones”
6. Se abre otro cuadro de diálogo con más opciones a configurar
Opciones de comprimir imágen

En este segundo cuadro de diálogo le puedes indicar la resolución de acuerdo al uso que le vayas a dar a la presentación. Las siglas ppi (o dpi en inglés) significa puntos por pulgada, por lo que entre más puntos por pulgada tenga será más grande el tamaño en disco del archivo.

7. Ya que has configurado las opciones que quieres hacer clic en “Aceptar
8. Guardar el documento

Ya que has guardado el documento revisa nuevamente el tamaño del archivo el cual debió quedar más pequeño que el original.

Para Microsoft Office de versiones anteriores como 2003, ’97, etc., para hacer la compresión basta con hacer clic derecho sobre la imagen y en el cuadro de diálogo de las opciones de la imagen haz clic en el botón comprimir y tendrás las opciones a configurar, luego clic en "Aceptar" y por último guardar el archivo.