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En la primera parte se comentó ya que es el software de colaboración y su clasificación. Uno de estos servicios de software de colaboración es el que presta Google a través de Google Docs, al cual se puede acceder de manera libre mediante un explorador web como Mozilla Firefox o Internet Explorer, entre otros.

Servicio de Google Docs

Google Docs es un servicio que provee las herramientas de procesador de texto, hoja de cálculo y presentaciones con diapositivas en línea y de manera gratuita, además de un creador de formularios web. Para acceder a ella basta con crear una cuenta y de inmediato podrás comenzar a crear tus documentos en línea y aunque aún se encuentra en versión Beta (última fase de prueba) es completamente accesible y funcional.

Google Docs - Documentos en línea La interfaz permite rápidamente comenzar a utilizarlo ya que es de uso bastante intuitivo, es decir, no se requiere demasiado conocimiento en herramientas de informática para crear los documentos. Los documentos además de poder ser organizados en carpetas, se clasifican de acuerdo a diferentes características, ya sea si está compartido o no, la fecha de la última modificación, etc.

La interfaz de cada uno de los diferentes tipos de documentos se aprende a utilizar de manera rápida, esto debido a que es muy similar a la que ya conocemos de otros software de oficina (MS Office, Open Office, etc.), con la ventaja de que es en línea y es gratuito.

Por supuesto una de sus principales funciones y que mejor sabe realizar Google es el compartir información ya sea para edición o sólo para lectura. Al acceso sólo de lectura a alguna otra persona, dicha persona verá el documento pero sin las herramientas de edición, sino que únicamente podrá ser leído. En cambio si alguna otra persona le comparte un documento con permisos de edición, esta persona podrá modificar cualquier parte del documento.

Google Docs - Interfaz estilo MS Office
La interfaz de Google Docs, es muy similar al software de oficina que ya conocemos.

Una de las funciones que hace destacar el Google Docs es sin duda su excelente control de versiones. Cada vez que se guarda y se cierra la ventana de un documento, Google guarda la versión de dicho documento en un historial, ya sea que la edición haya sido realizada por tí mismo, o por alguna otra persona a quien le hayas dado acceso de edición. esto quiere decir que en cualquier momento se podrá acceder a alguna de las ediciones anteriores del documento.

Para aquellos documentos que ya tienes creados y que quieres visualizar o compartir a través de Google Docs, podrás utilizar la función de "Subir" con lo cual podrás subir documentos tipo .doc, .odf, .xls, .ppt, .rtf, entre otros.

Si ya tienes una cuenta de Gmail, con la misma podrás habilitar el acceso a Google Docs. Una de las mejores soluciones para colaboración en cuanto a software de oficina.